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Nach langer Zeit kann man endlich wieder unbeschwert auf Events und Messen neue Kontakte knüpfen, sich zu den verschiedensten Themen austauschen und einfach gesagt – sehen und gesehen werden!
Während bei Online-Events die letzten Jahre kein Weg an Videos vorbeigeführt hat, ist das jetzt doch gar nicht mehr notwendig, oder? In der Tat brauchst du keine Videos mehr, um Events abhalten zu können. Aber wo Videos weiterhin sehr relevant sind, ist in der Eventkommunikation.
Jetzt denkst du dir vielleicht: “Ohje, ich habe doch gar kein Budget mehr, um auch noch Videos produzieren zu lassen…”
Keine Sorge! In diesem Beitrag erfährst du, wie du auch mit wenigen Ressourcen und kleinem Budget deine Eventkommunikation bestmöglich mit Videos stärken kannst.
Um diese Frage zu beantworten, stelle ich dir eine weitere Frage: Was machen In-Person-Events aus? Warum sollte man auf offline Events gehen, wenn Online-Events die letzten Jahre doch auch funktioniert haben?
Der entscheidende Unterschied ist: Der menschliche Kontakt und die damit verbundene Experience. Auch wenn Videos in keiner Weise eine reelle Interaktion ersetzen können, spiegeln sie als Kommunikationsmedium im Vergleich zu Fotos oder Texten am besten diesen menschlichen Kontakt und die Erfahrung wider.
Mit einem Video kannst du
Und seien wir ehrlich – wenn ich schon ein halbes Jahr lang auf das eine Event hinarbeite, dann möchte ich meinen Erfolg auch für die Zukunft festhalten. Beispielsweise um die Highlights mit Kolleg:innen zu teilen, Ausschnitte als Content wiederzuverwenden oder um meine Zielgruppe für die nächsten Events zu begeistern.
Denn wenn es keine Videos vom Event gibt, hat es wirklich stattgefunden?
Das Ziel von Eventkommunikation ist es, möglichst viele Leute für das Event zu begeistern und sie dazu anzuregen, am Event teilzunehmen. Doch damit ist es nicht genug! Entscheidend ist es, wie während und nach dem Event kommuniziert wird, um Teilnehmenden eine positive Experience zu verschaffen. Und im besten Fall gefällt es ihnen so gut, dass sie sich mehr für dein Unternehmen, deine Marke und zukünftige Veranstaltungen interessieren.
Eventkommunikation lässt sich in drei Phasen unterteilen, die einem Flywheel ähneln:
Wie du Videos in der Eventkommunikation zielführend einsetzen kannst, erfährst du in den nachfolgenden drei Abschnitten.
Die Kommunikation vor dem Event bringt dein Flywheel ins Rollen. Denn wie sonst soll deine Zielgruppe auf die coole Veranstaltung aufmerksam werden, an der du die letzten Monate gearbeitet hast? Um ein Event zu bewerben, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. Ein Newsletter an die Kontaktdatenbank, eine schriftliche Einladung zur Teilnahme per Post, über Social Media Posts oder sogar über Out-of-Home Werbung auf einer Werbetafel.
Entscheidend ist, dass du die Kanäle wählst, auf denen du deine Zielgruppe erreichst. Dann bleibt nur noch die Frage: Mit welchen Inhalten begeistere ich meine Zielgruppe für das Event?
Hier kommen Videos ins Spiel!
Eventankündigungen sind ein No-Brainer und sind wahrscheinlich das, womit du deine Eventkommunikation startest. Dabei helfen eine Event-Seite, verschiedene Grafiken und Videos, die über unterschiedliche Plattformen geteilt werden.
Die wichtigsten Informationen, die enthalten sein sollten, sind
Für die Eventankündigung reicht ein kurzes Video mit circa 30 Sekunden aus. Dieses ist nämlich kurz genug, dass du es problemlos auf allen sozialen Medien teilen kannst. Und für diese Art von Videos eignen sich die Kurzstatement oder Statement Storyline-Vorlagen, da diese mit einer Intro, Main und CTA optimal aufgebaut sind, um deine Message kurz und knackig rüberzubringen!
In diesem Beispiel kündigt unser Mitgründer Neele zusammen mit unserem Partner Babbel for Business einen gemeinsamen Workshop an.
Einfach nur anzukündigen, dass ein Event stattfindet, reicht in den meisten Fällen wahrscheinlich nicht aus. Interessierte brauchen Gründe, warum sie teilnehmen sollten. Hier solltest du alle Geschütze auffahren und auf dem Silbertablett präsentieren, worauf Teilnehmende sich freuen dürfen und vor allem was sie von der Veranstaltung für sich mitnehmen.
Je nachdem, um was für ein Event es sich handelt, bietet es sich beispielsweise an, die einzelnen Speaker vorzustellen, eine kontroverse Frage zu stellen oder spannende Themen anzuteasern. Beispiele für mögliche Programmvorstellungsvideos:
Deiner Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt! Die vielfältigen Storylines unterstützen dich beim Video-Aufbau, egal ob du dich für ein Kurzstatement, Interview oder zusätzliche Infografiken entscheidest.
Für die Zukunft Personal 2023 hatten wir uns etwas Besonderes überlegt, was Neele in diesem kurzen Video ankündigt.
Heutzutage zücken wir bei spannenden Ereignissen automatisch das Smartphone, um Fotos und Videos zu machen. Da sind auch Messen und Events im Unternehmenskontext keine Ausnahme.
Es wird auf jeden Fall viel los sein und sich verschiedene Gelegenheiten anbieten, ein Video zu erstellen. Beispielsweise von dem Pitch auf der Bühne, von der Keynote zu einem spannenden Thema oder von ein:er Kund:in als Testimonial, die/der auch an der Veranstaltung teilnimmt. Also halt auf jeden Fall die Augen auf!
Zusätzlich zur Eventankündigung vor der Veranstaltung kannst du dich selbstverständlich auch zu Beginn live vom Event melden und deinen Zuschauenden so signalisieren, dass es begonnen hat und sie gerne vorbei schauen können.
Wichtige Infos, die nicht fehlen dürfen:
Beispiele: Unternehmen mit welchen wir live auf der Messe gedreht haben
Chancen sind groß, dass dich nicht alle kennen, die auf einer Veranstaltung unterwegs sind. Hier bieten sich kurze Vorstellungsvideos an, um dein Unternehmen, dein Produkt oder deine Dienstleistung vorzustellen.
Diese Art von Event Videos kannst du natürlich auch im Vorfeld vorproduzieren. Wenn du damit speziell Personen auf einer Veranstaltung ansprechen möchtest, schafft das Event Setting und die vertraute Location jedoch eine bessere Verbundenheit und das Video eignet sich bestens als Aufhänger, um in Gespräche zu kommen.
In diesem Beispiel stehen zwei Mitarbeitende von Dassault Systems vor der Kamera, um ihr Unternehmen in einem kleinen Interview vorzustellen.
Auch Kyan Health hat sich in einem kurzen Interview Video auf einer Messe vorgestellt.
Zu guter Letzt haben wir sogar Babbel for Business auf dem HR Festival 2023 getroffen und konnten es uns natürlich nicht nehmen lassen, auch mit ihnen ein Video zu drehen.
In einem Follow Me Around nimmst du Zuschauende in einem Tag in deinem Leben mit und zeigst ihnen, was du so erlebst. Das bietet sich auf Events super an, da du hier vom Schreibtisch wegkommst und verschiedene Einblicke teilen kannst. Und Zuschauende, die auch auf dem selben Event sind, wissen direkt wo du bist, sodass sie dich besser finden und ins Gespräch kommen können.
Beispielsweise nimmt die EnBW Energiegemeinschaft e.V. regelmäßig ihre Follower auf LinkedIn in kurzen Videos von verschiedenen Veranstaltungen mit.
Testimonial Videos zeigen das Feedback von Kund:innen und Mitarbeitenden und können dazu beitragen, das Vertrauen potenzieller Kund:innen in dein Unternehmen zu stärken. Wie ausführlich du das Feedback einholst und wie du das Video aufbereitest, ist komplett offen.
Bedenke dabei allerdings, dass Personen, die du dafür vor die Kamera holst, wahrscheinlich nicht viel Zeit für einen langen Videodreh haben und möglicherweise noch nie vor der Kamera gestanden sind. Darum solltest du es ihnen so einfach wie möglich machen! Die Kurzstatement und Statement Storylines eignen sich optimal für den Einstieg und Videodreh mit Anfänger:innen.
Ideen für deine Testimonial Videos:
Natürlich musst du ein Video nicht extra auf der Veranstaltung drehen, um es während der Veranstaltung nutzen zu können. Speziell bei Produktvideos bietet es sich an, diese im Vorfeld zu produzieren, um sie dann auf dem Event dazu zu nutzen, dein Produkt und dein Unternehmen zu erklären. Dafür benötigst du lediglich ein Gerät, auf dem du die Videos abspielen kannst, sei es ein Laptop oder Tablet. So können Interessenten sich auch dann an deinem Stand selbstständig informieren, wenn alle Kolleg:innen bereits in Gesprächen involviert sind.
Hast du ein physisches Produkt, das du in einem Video in Szene setzen möchtest, eignet sich die Slideshow Storyline optimal dafür. Möchtest du deine Dienstleistung vorstellen, kannst du es beispielsweise mit der 3 Infos/Fragen oder auch der Sprecher mit Infografiken Storyline umsetzen. Behalte dabei im Hinterkopf, dass diese Videos nicht deine persönliche Kommunikation und Interaktion mit Interessenten ersetzen, sondern zusätzlich stärken sollen.
Beispiel: Aufgenommene Produkt-Demo anhand welcher Mozaik erklärt wird
Nach dem Event ist vor dem Event. Hört sich komisch an? Wir zeigen dir, warum das gar nicht so komisch ist, wie es sich vielleicht anhört!
Ist die diesjährige Messe vorbei, startet nämlich bereits die Planung der nächsten Messen. Oder vielleicht habt ihr sogar geplant auf mehreren Messen im Jahr zu sein. Diese müssen schließlich auch noch kommuniziert werden.
Warum also nicht zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und den Hype des vergangenen Events dafür nutzen, Teilnehmende für dein Unternehmen und zukünftige Events zu begeistern?
Das “klassische” Event Video dokumentiert deine Teilnahme an einer Veranstaltung. Dabei kannst du deine Produkte und Dienstleistungen nochmal hervorheben und gleichzeitig veranschaulichen, wie dein Unternehmen mit potenziellen Kund:innen interagiert.
Wie du dein Event Video gestaltest, ist völlig frei. Soll es eher ein Vlog-Format haben, kommentierst du das Geschehen oder bevorzugst du es doch lieber, die Impressionen für sich sprechen zu lassen? Das Beste ist: Du musst dich gar nicht auf eine Version beschränken. Probier' doch einfach alles aus, was dir Spaß macht und sieh, wie deine Zielgruppe reagiert.
Ideen für deine “klassischen” Event Videos:
In diesem Beispiel hat das Start-Up Globemee die Eindrücke von ihrer Launch Party festgehalten.
Das Recap Video ähnelt in gewisser Weise dem “klassischen” Event Video, stellt aber speziell den Outcome des Events in den Fokus. Was waren deine Highlights? Was für spannende Impulse hast du für dich mitgenommen und was würdest du das nächste Mal auf jeden Fall anders machen?
All diese Fragen wirst du dir nach einem Event wahrscheinlich ohnehin stellen. Und wenn die grauen Zellen schon am Arbeiten sind, kann man doch auch das Beste daraus machen und die individuellen Antworten in Videos verpacken.
Ideen für deine Recap Videos:
Und alle Videos, die du noch nicht für die Nachkommunikation genutzt hast, solltest du dir gut für die Eventkommunikation im nächsten Jahr aufheben!
Beispiele: Recap Videos zu vergangenen Messen
Das hört sich alles schön und gut an, doch wie mache ich das? Keine Sorge, wir zeigen dir wie!
Unser Mitgründer Neele gibt dir im kostenlosen Webinar “Videoproduktion mit dem Smartphone” die wichtigsten Grundlagen an die Hand, damit du direkt loslegen kannst. Einfach kostenlos anmelden und dabei sein!
Für ein Event fängst du wahrscheinlich nicht die Woche vorher an zu planen. Dasselbe gilt auch für deine Eventkommunikation und die Video-Planung. Denn Vorbereitung ist das A und O! Das bedeutet jedoch nicht, dass du jedes einzelne Video bis ins Detail skripten und Texte vorformulieren sollst. Besser ist es, du verschaffst dir einen Überblick darüber, wann du welches Video mit welchem Ziel veröffentlichen möchtest.
So können Videos
Du siehst, speziell während und nach dem Event ist eine gute Planung Gold wert! Denn auf dem Event wird viel los sein und es bleibt dir vor Ort nicht viel Zeit zum Planen. Um die Atmosphäre und Stimmung eines Events authentisch einzufangen, brauchst du allerdings auch Raum für spontane Videomöglichkeiten. Darum empfiehlt es sich, die essenziellen Videos für deine Eventkommunikation vorzuplanen und dabei die Flexibilität zu bewahren, auch ungeplante Aufnahmen erstellen und teilen zu können.
Event Video Aufnahmen erstellst du in der Regel vor oder während einem Event. Ist ersteres der Fall, gestaltet sich der Videodreh vergleichsweise unkompliziert, denn du kannst dir einfach im Büro oder im Home Office ein kleines Studio aufbauen. Welches Video-Equipment du dafür nutzen kannst, liest du hier.
Der Videodreh auf dem Event gestaltet sich meist schwieriger, weil
Darum solltest du beim Videodreh vor Ort unbedingt auf eine gute Vorbereitung und Organisation sowie das richtige Equipment achten, damit du möglichst mobil und effizient Aufnahmen erstellen kannst.
Für Event Videos vor Ort empfehlen wir
Bevor du mit dem Dreh loslegst, prüfe auf jeden Fall
Checke nach jeder Aufnahme diese am besten direkt mit deinen Protagonist:innen, denn das ist deine Gelegenheit weitere Aufnahmen zu erstellen, solange sie noch da sind. Perfektionismus solltest du hier jedoch hinten anstellen. Denn während die Videoproduktion durchaus professionell sein sollte, wird es schwierig sein, in solchen Situationen dieselben Ergebnisse wie in deinem kleinen Videostudio zu erzielen.
Wenn du eine Videolösung wie Mozaik für die Videoproduktion nutzt, hast du außerdem zwei Möglichkeiten, Aufnahmen zu erstellen:
Möchtest du vor Ort erstellte Event Videos wie beispielsweise Testimonials oder Produktvideos direkt nutzen, müssen diese schnell und einfach fertiggestellt werden können. Eine manuelle Video-Nachbearbeitung ist unter diesen Umständen wahrscheinlich nicht möglich.
Hierfür gibt es drei Lösungen, wie du trotzdem deine Videos vor Ort fertigstellen kannst:
Unsere Corporate Video Plattform vereint vorgefertigte Storyline-Vorlagen und automatisierten Videoschnitt, damit du einfach, schnell und bequem von überall und zu jederzeit deine Event Videos fertigstellen kannst.
Ist dein Event Video fertiggestellt, ist der anspruchsvolle Part erledigt. Glückwunsch!
Nun bleibt nur noch das Event Video zu teilen. Dafür kannst du dein fertiges Video einfach als MP4 exportieren und es wie gewohnt auf deinen Kanälen veröffentlichen. Alternativ kannst du deine Event Videos auch via Embed Code oder Video-Link auf deinen Eventseiten einbinden.
Tipp: Teilst du die Videos auf Social Media, vergiss nicht deine Kontakte im Beitrag zu taggen. So kannst du zusätzlich deine Reichweite pushen!
Events machen Spaß und sind gleichzeitig kein leichtes Unterfangen! Ob nun ein Messebesuch als Aussteller, ein eigens organisiertes Event oder sogar eine ganze Eventreihe – das erfüllende Gefühl, was du während und nach der Veranstaltung spürst, lässt dich die vielen Stunden und Monate Arbeit vergessen, die du reingesteckt hast.
Was bleibt sind die Erinnerungen an die coolen Keynotes, die außergewöhnlichen Messestände, die vielen spannenden Gespräche und neuen Kontakte. Festgehalten in deinen Event Videos. Probier’s einfach aus!
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